Araç kiralama programı: kontuarın ve filonun günlük işi

"Program" sözcüğü kiralama sektöründe genellikle ofisteki ekranı anlatır: kontuar personelinin, operasyon sorumlusunun ve filo yöneticisinin gün boyu açık tuttuğu araç. Bu sayfa Kavsara demosunun o tarafını, yani müşterinin görmediği ama işletmenin her dakika kullandığı modülleri anlatır. Hepsini rol seçerek panelde deneyebilirsiniz.

Güne bakış: kontuar ekranı

Kontuar rolüyle açılan kiralamalar ekranı şubenin bugününü listeler: saat sırasıyla gelecek teslimler, beklenen iadeler, geciken araçlar. Bir satırı açtığınızda müşterinin kimlik ön doğrulaması, sözleşme imzası, provizyon durumu ve seçtiği ekler tek kartta görünür. Telefonla gelen ya da kapıdan giren müşteri için yeni rezervasyon da buradan açılır; fiyat, sitedeki motorla aynı hesaplanır, kontuar ayrı bir fiyat listesi tutmaz.

Araç takvimi ve müsaitlik

Araç takvimi her aracı bir satır, her günü bir sütun olarak çizer. Kiralamalar, bakım blokları ve transferler aynı çizelgede renkli şeritler olarak görünür; boşluklar satılabilir kapasitedir. Program müsaitliği sınıf bazında hesaplar: bir tarihte sınıfın tüm araçları doluysa site o sınıfı "dolu" gösterir, böylece fazla satış oluşmaz. Yaklaşan kiralamaya araç atanmamışsa kontuar uyarılır.

Filo kartı: aracın tüm hayatı

Filo modülünde her aracın plakası, sınıfı, bulunduğu şube, sahibi (merkez ya da bayi), km'si, yakıt seviyesi ve durumu (müsait, kirada, rezerve, bakımda, transferde, hasarlı, kurumsal) listelenir. Araç kartı açıldığında geçmiş kiralamalar, teslim kayıtları, hasar dosyaları ve bakım geçmişi bir arada durur. Bir araç hasar dosyası açıldığı anda "hasarlı" durumuna geçer ve satıştan düşer.

Bakım, muayene ve lastik

Kiralama işinde gözden kaçan bir muayene tarihi, aracı haftalarca satış dışında bırakabilir. Bakım takvimi bakım km'sini, muayene, trafik sigortası ve kasko bitiş tarihlerini yaklaşan, geciken ve tamamlanan olarak ayırır. Mevsim geçişlerinde lastik oteli hangi aracın ya da abonelik müşterisinin lastiğinin hangi rafta durduğunu, diş derinliğini ve adedini tutar.

Depozito ve kara liste

Kartta tutulan provizyonun durumu (bekliyor, alındı, iade edildi, tahsil edildi) her kiralamada izlenir. İade sonrası hasar ya da ceza yoksa provizyon tek tıkla çözülür; varsa ilgili dosya provizyona bağlanır. Kara liste ödeme sorunu, ağır hasar ya da sahte belge gibi nedenlerle işaretlenen müşterileri tutar; bu müşteri herhangi bir şubede rezervasyon yaptığında kontuar ekranı uyarı verir.

Her işlem kayıt altında

Programda yapılan her değişiklik kim, ne zaman, ne yaptı bilgisiyle işlem günlüğüne düşer: fiyat kuralı değişikliği, provizyon iadesi, araç ataması, ceza yansıtması. Şube sayısı arttıkça bu kayıt, hem iç denetim hem de müşteri itirazlarında başvurulan tek kaynak olur.

Rol bazlı ekranlar

Kontuar personeli yalnız kendi şubesini, teslim görevlisi yalnız teslim iş listesini, bayi yalnız kendi noktasını görür; merkez ise bütün ağı. Bu ayrım hem ekranı sadeleştirir hem de bayilerin birbirinin cirosunu görmesini engeller. Demo girişinde sekiz rolden birini seçerek farkı görebilirsiniz.

Veri aktarımı ve ilk kurulum

Mevcut bir programdan geçiş yapan işletmelerde araç listesi, müşteri kartları, açık rezervasyonlar ve bakım tarihleri tablo olarak içe alınır. İlk hafta eski ve yeni sistem yan yana çalıştırılarak rakamlar karşılaştırılır; kontuar ekibi gerçek rezervasyonlar üzerinde eğitilir. Böylece geçiş günü sezonun ortasına denk gelse bile teslimler aksamaz.