Uzun dönem araç kiralama yazılımı: tekliften km aşım faturasına

Uzun dönem (operasyonel) kiralama, günlük kiralamadan farklı bir iştir. Satış döngüsü haftalar sürer, tek bir sözleşme onlarca aracı yıllarca bağlar, gelirin kârlılığı ise sözleşme boyunca yapılan bakım, lastik, ikame araç ve km yönetimine bağlıdır. Bu yüzden uzun dönem araç kiralama yazılımı, teklif hesaplayan bir formdan ibaret olamaz; teklifin sözleşmeye, sözleşmenin araca, aracın bakım takvimine ve sonunda km aşım faturasına bağlandığı bir zincir kurmalıdır.

Teklif: müşteri kendi hesabını görür

Kavsara'nın teklif sihirbazında firma bilgisi, araç karması, süre, yıllık km ve hizmetler beş adımda seçilir. Fiyat her seçimde yeniden hesaplanır: sınıf tabanı, süre ve km katsayısı, filo büyüklüğüne göre indirim ve seçilen hizmetlerin araç başı aylık bedeli. Son adımda A4 teklif belgesi oluşur; teklif numarası, kalemler, şartlar ve 30 günlük geçerlilik tarihiyle yazdırılabilir. Vergi kimlik numarası girildiyse doğrulama hanesi algoritmayla kontrol edilir.

Satış ekibi tarafı: durum ve görüşme

Gönderilen teklif kurumsal sözleşmeler modülündeki teklif listesine düşer. Kurumsal müşteri yöneticisi durumu "görüşmede", "kabul edildi" ya da "reddedildi" olarak günceller; her değişiklik teklifin geçmişine yazılır. Müşteri de teklif takibi ekranından teklif numarası ve e-postasıyla aynı geçmişi görür ve teklifi oradan kabul edebilir.

Sözleşmeye çevirme ve araç atama

Kabul edilen teklif tek tıkla taslak sözleşmeye çevrilir: başlangıç ve bitiş tarihi, süre, yıllık km, hizmetler ve km aşım birim fiyatı tekliften gelir. Firma sistemde yoksa kurumsal müşteri kartı da otomatik açılır. Araç atama ekranı, teklifteki her sınıf için uygun araçları önerir: önce müsait olanlar, sonra ileri tarihli rezervasyonu en az olanlar, sonra km'si düşük olanlar. Atanan araçların gelecekteki günlük rezervasyonları yeniden atanmak üzere işaretlenir, böylece aynı araç iki müşteriye söz verilmez.

Sözleşme süresince

Sözleşmeli araçlar filoda "kurumsal" durumundadır ve günlük satıştan çıkar. Bakım, muayene ve lastik değişimi takvimde ayrı izlenir; ikame araç gerektiğinde aynı sınıftan araç atanır. Müşteri kurumsal portalda araçlarını, sürücü atamalarını, bakım tarihlerini ve araç bazında geçiş ve ceza dökümünü görür. Böylece müşterinin filo sorumlusu her ceza için telefon açmak yerine dökümü portaldan indirir.

Sözleşme sonu: km aşımı ve yenileme

Bitişe 60 gün kalan sözleşmeler panoda uyarı olarak görünür; yenileme teklifi hazırlanabilir. Sözleşme sonunda yıllık km süreyle çarpılarak toplam hak bulunur, gerçekleşen km ile karşılaştırılır ve aşan km sözleşmedeki birim fiyatla faturalanır. Hesap kalem kalem gösterildiği için müşteriyle anlaşmazlık ihtimali düşer.

Günlük kiralamayla aynı çatı altında

Aynı yazılım günlük kiralamayı ve aylık aboneliği de yönettiği için filo tek havuzdur: uzun dönem sözleşmesi biten bir araç, bakımdan sonra günlük satışa ya da abonelik müşterisine geçebilir. Bu esneklik, ayrı programlar kullanan işletmelerde çoğu zaman kaybolan araç verimini geri kazandırır. Aylık abonelik sayfası da aynı hesap çekirdeğini kullanır.

Kurumsal satış ekibi için raporlar

Açık tekliflerin aylık toplamı, bu ay sözleşmeye dönen teklifler, 60 gün içinde bitecek sözleşmeler ve km aşımı öngörülen araçlar tek bakışta izlenir. Satış temsilcisi hangi müşterinin yenileme görüşmesine hazır olduğunu, hangi filonun beklenenden fazla km yaptığını sözleşme bitmeden görür ve teklifini buna göre hazırlar.